Sede da sociedade na casa sócio: regras fiscais e como comprovar despesas

É cada vez mais comum que as empresas, sobretudo os prestadores de serviços, fixem a sede da sociedade na casa do sócio. Esta opção pode trazer vantagens administrativas e de redução de custos, mas levanta questões relevantes em sede de IRC e quanto à dedutibilidade das despesas.

Ter a sede da empresa na mesma morada da residência fiscal do sócio é prático e poupa custos, mas traz riscos fiscais importantes: nem todas as despesas domésticas são automaticamente dedutíveis para a empresa, é necessária a documentação correta (contratos, recibos, critério de repartição) e pode ter um impacto negativo para beneficiar do regime de reinvestimento do IRS em caso de venda do imóvel.

É frequente, sobretudo em sociedades de prestação de serviços, que a sede seja a morada do sócio porque isso reduz custos com instalações e facilita a gestão diária.

Quando um espaço da habitação é efetivamente usado como escritório ou local de trabalho, essa solução é prática e proporcional às necessidades da atividade, mas traz consigo a obrigação de provar a utilização profissional do espaço e justificar a imputação de encargos domésticos à sociedade.

São potencialmente dedutíveis os gastos que a sociedade suporta e que sejam necessários à obtenção de rendimentos sujeitos a IRC, como água, eletricidade, internet e telefone, desde que exista suporte documental adequado.

O ideal é que as faturas estejam em nome da sociedade. Se as faturas estiverem no nome do sócio, a empresa só pode pagar esses custos como despesa se ficar claro que servem à atividade da sociedade e se houver provas (contrato, recibos, ou critério de repartição). Se isso estiver bem documentado, a Autoridade Tributária pode aceitar a despesa como dedutível.

Se a sede da sociedade estiver na mesma morada da residência fiscal do sócio, o imóvel deixa de ser considerado habitação própria e permanente.

Neste caso, o sócio perde o benefício do regime de reinvestimento* e fica sujeito a tributação sobre a mais‑valia (o lucro obtido na venda do imóvel).

A Autoridade Tributária tem entendido que imóveis usados também para atividade empresarial não se enquadram no regime que exclui a tributação do lucro obtido com a venda.

Por isso, antes de fixar a sede da sociedade na sua residência, é importante avaliar o impacto no benefício do reinvestimento e pedir aconselhamento fiscal se necessário.

Muitas empresas estão a adotar viaturas elétricas e têm como sede a residência do sócio-gerente, o que levanta dúvidas sobre como contabilizar os custos de carregamento feitos em casa.

Para que os encargos sejam fiscalmente aceites, é essencial que as faturas estejam em nome da sociedade e, idealmente, que existam contadores independentes que permitam distinguir os consumos pessoais dos empresariais. Alternativamente, pode ser celebrado um contrato de arrendamento ou de comodato entre o sócio e a empresa, legitimando o uso do espaço e permitindo a dedução de despesas de conservação e manutenção.

En el caso de empresários em nome individual com contabilidade organizada, é possível deduzir até 25% das despesas comprovadas, como rendas, energia, água e telefone fixo.